Importar Archivos de Datos a SPSS
La segunda opción que tenemos para crear un archivo de datos es ingresar la información desde otro programa de computadora; SPSS nos permite importar información proveniente de múltiples fuentes de datos como Excel, Access o archivos de texto. Para la extracción de la información contenida en estos formatos, el programa tiene establecida una estructura de captura, basada en tres grupos. Estos grupos son determinados por las características organizacionales de los datos dentro del archivo, cuyas propiedades son definidas por los programas que los generan
Si nos fijamos en el contenido de la figura [3-22], notaremos que SPSS nos permite extraer información de archivos de Hojas de cálculo como Excel o Lotus, así mismo de Archivos planos o de texto ya sea de formato (txt o dat) o incluso de archivos de Base de datos como Access, Foxpro, dBase y algunas más elaboradas como Oracle. Para importar los archivos de base de datos, SPSS requiere que se encuentren instalados en el ordenador los controladores de apertura del programa que los genera, comúnmente llamados controladores ODBC.
Para cada uno de estos tipos de archivo, SPSS tiene establecido un procedimiento diferente para su importación. Algunos de estos formatos se importan de forma directa, a través de una ventana de exploración y otros cuentan con un asistente, quien nos guía paso a paso durante la definición de las propiedades. Para comprender la forma de importar la información de las diferentes fuentes, vamos a realizar a manera de ejemplo una extracción de datos por cada uno de los formatos más comunes (Excel, Archivos planos [*.txt y *.dat] y Base de datos Access).
1. Hojas de Cálculo
Para importar la información contenida en un archivo proveniente de una Hoja de cálculo, ya sea de Excel o Lotus, es necesario comprobar previamente, que los datos en el archivo cumplen con los requerimientos estructurales de SPSS. Los parámetros que deben cumplir son Estructura de datos (los archivos de SPSS cuentan con una estructura en sus datos [ver capítulo 1], en la cual la información, registros u observaciones se encuentra en las filas y las variables en las columnas.
Para poder extraer la información de un archivo de Excel, es indispensable que los datos tengan la misma estructura); Títulos (En SPSS no se manejan los títulos dentro de los datos, por lo tanto los archivos que se desean importar no deben contener títulos o no importar las filas y columnas en la que se encuentren); Rango (SPSS sólo importa los datos que se encuentren dentro de un rango establecido por el usuario. Si los nombres de las variables se encuentran dentro de la primera fila de los datos, se le puede pedir al programa que las importe).
Para comprender la metodología empleada en la importación de datos desde archivos de Hojas de cálculo, vamos a extraer a manera de ejemplo la información contenida en el archivo Datos.xls incluido en la carpeta Capítulo3 del archivo adjunto. Antes de iniciar la importación de los datos, es necesario comprobar si el archivo cumple con los requerimientos de SPSS; para realizarlo debemos abrir primero el archivo en el programa de origen, que en este caso corresponde a Excel (Desde luego es indispensable tener instalado el programa en el ordenador).
Si observamos las características del archivo, notaremos que esta compuesto por dos diferentes hojas (Variables y Datos); la primera de ellas (Variables) contiene la información de las variables del archivo, así como los valores de cada una de las categorías. Por el contrario la segunda hoja (Datos), contiene la información de interés. Al seleccionar la pestaña correspondiente a Datos, obtenemos los resultados de la figura [3-23]. El objetivo de abrir el archivo, es identificar las características de la información que contiene, para lo cual debemos reconocer la existencia de títulos, filas sin información, la estructura de los datos y el rango de información útil que se desea importar.
Si nos fijamos en el contenido del archivo, observaremos que en las primeras seis (6) filas, encontramos un título y tres filas sin información, este rango no debe ser importado ya que no incluye información útil para SPSS. Una vez probada la existencia de títulos, debemos comprobar la estructura de los datos y verificar que las variables se encuentren ubicadas en las columnas y los casos o registros estén en las filas.
Al apreciar el archivo notaremos que en la fila 7 se encuentran los nombres de las variables y cada una de ellas esta ubicada en una columna diferente, además las filas que se encuentran debajo de ellas corresponden a los casos o registros, con lo cual podemos comprobar que el archivo cuenta con la estructura correcta.
Por último debemos reconocer el rango en donde se encuentra la información útil; para identificarlo nos paramos en la Fila 7 Columna A y oprimimos las teclas Control y Fin del teclado (Ctrl. + Fin), con lo cual el cursor se ubica en la última fila y la última columna con información del archivo, que para este caso corresponde a la Columna J y la Fila 307. El rango de información esta establecido desde la primera Columna y Fila con información útil, en este caso A7, hasta la última casilla con información que el investigador desee importar; la cual para el caso corresponde a J307.